Em maio de 2025, a juíza federal Ona T. Wang, do tribunal federal do Distrito Sul de Nova York, proferiu uma ordem que as soluções de governança ainda não tinham antecipado. No processo do New York Times contra a OpenAI — sobre uso de obras protegidas no treinamento do ChatGPT — ela ordenou que a plataforma preservasse os registros de conversas dos usuários, inclusive aqueles deletados por eles mesmos. A decisão afetaria 400 milhões de usuários em todo o mundo. Segundo a juíza, aqueles dados poderiam servir como prova, e não poderiam desaparecer.
A OpenAI havia prometido aos usuários que uma conversa apagada seria permanentemente removida em até 30 dias. A ordem judicial suspendeu essa promessa indefinidamente. E não foi um caso isolado: em anos anteriores, questões judiciais sobre preservação de dados tinham passado por arquivos, e-mails e documentos em nuvem. A novidade foi terem chegado a conversa com IA, num momento em que a maioria das empresas ainda imaginava que a conversa com IA era só uma ferramenta, não um registro de negócio.
A ordem de preservação de dados da juíza Wang trouxe à tona um dilema que a maioria das empresas não havia enfrentado: decidir sobre guardar conversa com IA costuma ser uma decisão do fornecedor, não da empresa. Quando a empresa não decide, a empresa fica com os dois riscos: o risco de estar retendo dados de conversa para sempre sem autorização legal (risco regulatório), ou o risco de estar descartando dados quando uma ordem judicial pede preservação (risco de litígio).
A conversa já é registro de negócio
A ordem da juíza Wang não é um problema só da OpenAI. É um aviso para toda empresa que faz uso de IA. Segundo a análise do escritório de advocacia Nelson Mullins sobre o caso, a decisão mostra que os compromissos de privacidade assumidos pelos fornecedores de IA podem entrar em conflito com ordens de busca de provas, e isso pode expor empresas clientes a pedidos de divulgação de dados que elas não controlam. Se a empresa vender para alguém, se assinar um contrato com uma autoridade, se responder a uma investigação — e se alguém depois questionar o que foi feito — a conversa com IA pode virar prova.
Isso muda o estatuto da conversa. Não é mais só um histórico pessoal do profissional que conversou com a IA. É um registro que a empresa pode ter responsabilidade de guardar ou de descartar, conforme a lei e o que o tribunal pedir. Mas ninguém foi avisado antes de começar a usar IA em larga escala. A maioria dos departamentos adotou a ferramenta pensando em ganho de produtividade. Ninguém na empresa pensou: "e se alguém nos processar e pedir essas conversas?".
Na prática, o que aconteceu foi: conversas ficaram no servidor do fornecedor. Se o fornecedor apagava, desapareciam. Se o fornecedor retinha, ninguém da empresa sabia por quanto tempo, nem para quê. Quando chegou o risco legal, a empresa percebeu que não tinha controle.
Por que políticas genéricas não bastam
Muitas empresas escreveram política sobre retenção de dados no ano passado. A política diz algo como "retém por 30 dias" ou "retém por 1 ano". O problema é que a política é escrita uma vez e depois fica no servidor de documentos. Quando a empresa é processada sobre um tema específico, o juiz pode pedir: "preserve tudo sobre transação fiscal entre outubro e novembro", ou "preserve toda conversa do departamento comercial com clientes de risco". A empresa não consegue fazer isso se a retenção é só um padrão único — "tudo por 30 dias".
Segundo o guia de retenção corporativa do Spinach AI, uma política genuína precisa de três camadas: definir o que cada tipo de dado é, definir quanto tempo cada tipo fica guardado em cada contexto, e deixar espaço para preservar fora do cronograma normal quando há ordem judicial. Mas para fazer isso, é preciso que a ferramenta de IA da empresa permita configuração por tipo de dado, por departamento, por nível de risco — não só uma chave de "guardar tudo" ou "apagar tudo".
A maioria das empresas hoje não tem isso. Ou guardam conversas indefinidamente (risco de exposição, risco regulatório quando a lei diz para apagar), ou apagam tudo em dias (risco de não conseguir obedecer ordem judicial quando chega). Nenhuma das duas é cômoda.
O que precisa existir na prática
Uma empresa que quer estar preparada para a realidade depois da decisão de maio de 2025 precisa de cinco mecanismos verificáveis, não de promessa.
Retenção configurável por contexto e tipo de dado. A empresa define: conversa pessoal vira pó em 30 dias. Conversa com cliente dura 6 meses. Conversa sobre decisão regulatória dura o tempo do processo, mais um ano. Quando um departamento faz algo sensível, a trilha fica mais tempo. Tudo isso automático: a empresa não precisa de lista de espera de "apagar isto aqui".
Descarte automático. Quando o prazo vence, a conversa e a trilha são destruídas sem intervenção manual. Se não há ordem judicial de preservação, a data vence, a conversa some. Isso é importante legalmente: a empresa pode provar que cumpriu regulação de retenção, não que esqueceu de apagar.
Dados de cada empresa separados. Se a empresa usa uma plataforma compartilhada com outras organizações, conversa da empresa A não fica visível a ninguém da empresa B, nem a candidatos, nem a consultores. Isolamento lógico reforçado no próprio banco de dados, com políticas que a plataforma executa, não que o operador humano precisa lembrar.
Acesso conforme o papel de cada pessoa. Um analista júnior vê as conversas dos casos em que trabalha. Um diretor vê resumo agregado de padrões e riscos, não as conversas em si. Um auditor vê tudo quando aciona uma investigação, e essa visita fica registrada. Não existe "alguém tem acesso a tudo sempre". Cada acesso é uma ação registrada e auditável.
Trilha de auditoria. Quem pediu que conversa fosse preservada, em que data, por quê? Quem acessou conversa de um cliente específico? Por quanto tempo ficou guardada antes de ser apagada? Quando há auditoria ou investigação, a empresa consegue responder: "aqui está cada ação, em que data, por quem".
É assim que a Skyller foi desenhada: retenção configurável por contexto e descarte automático quando o prazo vence.
Do improviso ao plano
Toda empresa grande tem uma ou duas pessoas que descobriram um jeito criativo de usar IA e agora aquele jeito não sai. O analista que encontrou a forma perfeita de responder a uma cobrança fiscal. A pessoa que montou roteiro para revisar documentos de contrato. Ninguém mais sabe como faz.
Quando a empresa coloca IA numa plataforma governada, essas conversas e roteiros deixam de ser propriedade de uma pessoa. Podem ser disponibilizados para outros na equipe — conforme papel e permissão — e reutilizados. Alguém cria; a empresa inteira avança. E a empresa não começa do zero: tem acesso a modelos de processos e políticas já prontos.
Há ainda o efeito no orçamento e na visibilidade. Quando cada um compra sua própria ferramenta de IA, algumas pessoas gastam demais e outras nem usam. Quando a retenção fica dispersa em vários fornecedores, ninguém sabe quantos dados estão guardados onde. Uma plataforma de IA governada centraliza tudo: créditos compartilhados, consumo visível, risco visível. Se há ordem judicial de preservação, a empresa sabe que dados estão onde e consegue cumprir.
Cinco perguntas para a próxima reunião
Antes de escrever mais uma política sobre IA, vale responder a estas perguntas com a área de TI, o departamento jurídico e as lideranças de operação:
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Se a empresa for processada sobre práticas de um departamento entre janeiro e março, conseguiremos preservar — e mostrar — toda conversa de IA desse período? Se a resposta depender de buscar em vários fornecedores, ou de lembrar quem usou qual ferramenta, o problema não é de política. É de arquitetura.
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Quantos dados de conversa com IA estão sendo retidos em plataformas que a empresa nem sabe que existem? Se não souber responder, comece por aí: inventário das ferramentas em uso.
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Quando a lei muda — LGPD muda, EU AI Act muda, regulador novo pede algo — conseguimos ajustar retenção em um dia, ou leva semanas de ticket para o fornecedor? Se leva semanas, a empresa está num risco constante de estar não-conforme alguns dias.
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Existe trilha documentada de quem acessou qual conversa, em que data, por qual motivo? Se não houver, a empresa não consegue demonstrar segurança numa auditoria.
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A conversa que um diretor ou auditor precisa ver está disponível rapidamente, ou envolve pedido especial, dump de banco de dados, conversa com fornecedor? Se é lento, quando chegar uma ordem judicial urgente, a empresa vai estar correndo atrás da resposta sob pressão, em vez de já ter o processo organizado.
