Quem acabou de entrar
“Como funciona o home office aqui?”
A pessoa nova pergunta no chat e recebe a regra da política vigente, com o trecho citado — sem parar alguém da equipe para explicar tudo de novo.
Resposta oficial, fonte aberta ao lado
Plataforma · Documentos
O que a empresa aprovou vira a resposta que a equipe recebe.
Na Skyller, um documento tem tipo, código, versão e situação. Ele passa pela revisão que a empresa definir e só depois de publicado entra nas respostas — com a fonte ao lado, para qualquer pessoa conferir.
Ver como funcionaPDF · WORD · EXCEL · IMAGEM
os formatos que a empresa já usa
0, 1 OU 2 APROVAÇÕES
governança escolhida por tipo de documento
SÓ O PUBLICADO RESPONDE
rascunho, reprovado e vencido ficam fora
VERSÕES E TRILHA
cada edição e cada decisão ficam registradas
Onde isso ajuda no seu trabalho
Três perguntas que hoje viram e-mail, chamado ou achismo.
A informação existe. O problema é onde ela está, se ainda vale e quem confirma. Documentos resolvem os três.
Quem cuida do procedimento
“Qual versão do POP está valendo?”
A Qualidade atualiza o procedimento no editor. A versão anterior fica guardada, a nova passa pela revisão configurada e só a publicada responde.
Uma versão vigente, histórico intacto
Quem responde pela área
“Isso não pode virar resposta antes de eu aprovar.”
O gestor define que Política exige revisão e aprovação por pessoas diferentes. Enquanto o documento não for publicado, a Skyller não o usa.
Aprovação com dono e registro
Como funciona
Do arquivo à resposta, em cinco passos com regra.
O ciclo é o mesmo para uma política de RH, um procedimento operacional ou um manual. O que muda é quanta revisão a empresa quer em cada tipo de documento.
01
Criar ou importar
Envie o arquivo que a empresa já tem ou escreva no editor. Modelos prontos de políticas, processos e manuais servem de ponto de partida.
02
Identificar
Tipo, código sequencial, versão, classificação e validade. O cabeçalho controlado é preenchido pela plataforma e sai impresso no documento.
03
Revisar
Nos tipos que a empresa marcou como governados, quem escreveu envia para revisão. Quem revisa nunca é o autor.
04
Aprovar e publicar
Outra pessoa aprova. Ser administrador não dá esse poder: a autoridade vem do papel de aprovador, e a decisão fica na trilha.
05
Consultar
Publicado, o documento entra no conhecimento do espaço onde vive. A equipe pergunta no chat e a resposta aponta a fonte.
EXEMPLO · APROVAÇÃO DOCUMENTAL
- Ana · Qualidade
- Carlos · Diretoria
Ana · Qualidade
Carlos · Diretoria
Documento aprovadoPublicado · POL-014 v3
A prova ao vivo
A mesma pergunta, antes e depois de publicar.
É o momento que convence qualquer equipe: enquanto o documento é rascunho, a resposta não o usa. No instante em que ele é publicado, a mesma pergunta passa a responder com a fonte.
Entrada
Uma pessoa do time pergunta, no chat do Hub Pessoas: “quantos dias de home office eu tenho por semana?”. A política que responde ainda está em rascunho.
O que a Skyller faz
- 01Busca só entre documentos publicados e dentro da validade, no escopo que a pessoa pode ver. O rascunho não entra.
- 02Depois que a política é aprovada e publicada, a mesma pergunta encontra o trecho certo.
- 03Escreve a resposta com o nome do documento como link — um clique abre a fonte ao lado, com código e versão.
Resultado
“Até dois dias por semana, combinados com o gestor até a quarta anterior.” Fonte: Política de Trabalho Remoto · POL-014 v3.
O que esta cena não promete
- A citação aparece quando a resposta vem de um documento; uma pergunta geral não tem fonte documental.
- Rascunho, documento em revisão, reprovado ou vencido não entra na resposta. O texto exato da resposta sem fonte depende do agente configurado.
- A pessoa só recebe o que o escopo dela permite ver: pessoal, workspace, hub ou empresa.
Capacidades relevantes
O que você encontra ao abrir Documentos.
Selecione um tema para ver os recursos, as condições e os limites.
- Formatos e leitura
- PDF, Word, PowerPoint, Excel, CSV, texto, HTML, Markdown e imagens. PDF escaneado e imagem passam por leitura óptica. Documentos até 50 MB por padrão; imagens têm limite próprio.
- Acervo com busca e filtros
- Pesquise por texto e filtre por situação, tipo, escopo, formato e responsável. Ações em lote para mover e reprocessar.
- Baixar e exportar
- Original, Markdown ou PDF com o cabeçalho controlado. Um material produzido no chat pode ser salvo no acervo e passar pelo mesmo ciclo.
- Tipos e cabeçalho controlado
- Processo, Política, POP, Diretriz e Manual vêm prontos; a empresa cria os seus, com prefixo próprio. Código sequencial único, versão, classificação, vigência e responsáveis no cabeçalho.
- Governança por tipo
- Sem aprovação, um aprovador ou revisão e aprovação em duas etapas — escolhidos por tipo de documento. Revisores e aprovadores podem ser designados por documento, com quórum.
- Quem aprova
- Revisor nunca é o autor. Aprovador nunca é autor nem revisor, salvo flexibilização registrada pela empresa. Administrador sozinho não aprova: a autoridade vem do papel.
- Escopos e permissões
- Documentos vivem no espaço pessoal, num workspace, num hub ou na empresa. Quem vê, quem envia e quem move segue as permissões do espaço.
- Versões e histórico
- Cada edição gera uma nova versão e guarda a anterior. A trilha de revisão registra quem decidiu o quê, quando e com qual comentário.
- Validade e revisão periódica
- Vigência, expiração e próxima revisão. Documento vencido sai das respostas; documento com revisão atrasada aparece na fila de quem responde por ele.
Aplicação
Uma política de RH, do rascunho à resposta no chat.
Cenário completo com dados fictícios. Cada etapa corresponde a uma ação real do produto; o que depende de configuração está indicado.
- 01RH
Importa a política de trabalho remoto em Word para o Hub Pessoas. Ela nasce como rascunho porque a empresa marcou “Política” como tipo governado.
- 02Plataforma
Aplica o cabeçalho controlado: POL-014, versão 3, classificação interna, vigência a partir da publicação.
- 03Qualidade
Recebe o documento na fila de revisão, comenta um ajuste e aprova a revisão.
- 04Diretoria
Aprova e publica. A decisão, o comentário e a hora ficam na trilha do documento.
- 05Equipe
Pergunta no chat e recebe a regra com a fonte. A versão 2, substituída, não responde mais.
Vem pronto
- Importação, editor, tipos, código, versão, escopos, busca e filtros
- Fila de revisão, trilha de decisões e histórico de versões
- Resposta com citação da fonte quando vem de um documento
A empresa decide
- Modo de governança e quais tipos exigem aprovação
- Padrão do código e campos do cabeçalho controlado
- Quem tem os papéis de revisor e aprovador
- Nova aprovação obrigatória ao editar um documento publicado
Perguntas diretas
O que as equipes perguntam antes de começar.
Próximo passo
Comece pelo documento que mais gera dúvida na sua equipe.
Importe uma política ou um procedimento real, defina quem revisa e quem aprova, e faça a pergunta que hoje vira e-mail. Ou agende uma demonstração: o time monta a cena com dados fictícios.